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L’EFFICACIA DEI FLUSSI COMUNICATIVI: UN PROGETTO DELLA DIREZIONE ISTRUZIONE E FORMAZIONE ITALIANA DELLA PROVINCIA AUTONOMA DI BOLZANO

La Direzione Istruzione e Formazione Italiana della Provincia Autonoma di Bolzano è articolata in diverse strutture organizzative, che ogni giorno lavorano fianco a fianco a supporto degli oltre 2000 professionisti impegnati nelle scuole per offrire ad alunni e studenti un’istruzione e una formazione adeguate: un’organizzazione articolata, per la quale l’efficacia dei flussi comunicativi riveste un ruolo importante.

La Direzione ha quindi deciso di avviare un progetto di approfondimento dei processi relativi alla comunicazione interna e verso l’esterno, dal punto di vista della produzione, della trasmissione, della ricezione e dell’eventuale successiva rielaborazione delle informazioni, curato da un gruppo di lavoro interno all’amministrazione, affiancato, dal punto di vista della metodologia di lavoro (Lean Thinking), da un esperto di Risorse Umane (Marco Cardellini – Change Project S.r.l.) e uno di metodologia Lean Six Sigma (Lucia Fantini – ISmartCareYou S.r.l.).

La società Change Project opera da molti anni nel settore dei progetti formativi e della consulenza rivolti a facilitare i processi di cambiamento organizzativo in diversi ambiti e ha maturato una grande esperienza della realtà scolastica della provincia di Bolzano grazie a precedenti collaborazioni, soprattutto con le scuole.

La società ISmartCareYou è una start-up, nata dalla lunga esperienza “Lean” vissuta sul campo di uno dei due co-fondatori e collabora attivamente con la società di formazione per la comunanza di intenti: snellire i processi operativi all’interno delle varie realtà organizzative, sia esse pubbliche che private.

Perché Lean applicata alla comunicazione?

Il metodo Lean si applica a processi produttivi, specialmente nel settore manifatturiero; tuttavia le dinamiche descritte hanno evidenziato l’opportunità di applicare questa modalità per snellire i passaggi dell’informazione, considerata come il VALORE da preservare, tra i vari attori.

Il progetto ha richiesto alcune giornate di lavoro, con flip chart piene di appunti, approfondimenti degli aspetti attraverso molteplici strumenti Lean e non, passando dalla rappresentazione del flusso del valore fino alla sua simulazione per quantificarne l’impatto, dal brainstorming per capire gli elementi da affrontare fino alla ricerca di priorità con schede a matrice.

Il modello ha tracciato un paradigma diverso nel gestire le informazioni passando da una modalità di azione “Push” ad una “Pull”, grazie anche al supporto della tecnologia e alla definizione chiara di ruoli, responsabilità e tempistiche.

Il risultato: possibilità di ridurre il volume dei flussi e interessanti leve concrete di “esportabilità” in altri processi.